社内報担当さんいらっしゃい

コロナ禍で定着!オンラインインタビューのポイント

コロナ禍の影響で、社内報制作でも対面ではなくオンラインによるインタビューが増えています。
「感染リスクを避けられる」「遠方取材の移動時間を節約できる」など様々なメリットがあるオンラインインタビュー。

反面、従来の対面インタビューとは勝手が異なるため、戸惑う社内報担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインインタビューの基本と、成功に導くいくつかのヒントについてお話しします。

何を使う? オンラインサービスの選定

オンラインインタビューとは、インターネットを介して自分の端末(主にパソコン)と相手の端末をつなぎ、画面越しに行うインタビューのことです。
画面と音声を共有するためにはオンラインミーティング用のサービスを利用するのが一般的。

現在は「Zoom」「Microsoft Teams」「GoogleMeet」など、手軽に使えるサービスが普及していますので、最適なサービスをダウンロードしてください。
多くのサービスは無償版と有償版の両方を用意していますが、無償版には参加人数や時間に制限がありますので注意が必要です。

ちなみに筆者は「Zoom」を愛用しています。ダウンロードや操作が簡単なこと、1対1のインタビューなら無料版でも時間制限がないこと、そして何より、インタビューを受けてくださるお客様の多くが「Zoom」を利用していたことが決め手になりました。
慣れているサービスなら、お客様も操作のストレスなくインタビューに応じて頂けるからです。

<代表的なオンラインサービス>
Zoom
Microsoft Teams
GoogleMeet

また、コロナ禍以降、Web会議システムやテレビ会議システムを導入している企業も多いと思います。社員の方へのインタビューであれば、わざわざオンラインサービスを導入するより、自社のシステムを活用する方が手軽でしょう。

オンラインインタビューの流れ

オンラインの場合も対面のインタビューと基本的には同じです。

1.インタビューの日時を決める

2.事前にインタビューシートを相手の方に送る

3.決められた日時にインタビューを実施

1.インタビューの日時を決める

自分と相手の方の都合を調整し、インタビューの日時を決めます。
インターネット環境とパソコンがあればどこでも実施できますから、対面インタビューのように場所を決める必要はありません。
Zoomの場合、日時が確定したらミーティング予約を設定し、相手の方に招待用のアドレスを送ります。

2.事前にインタビューシートを送る

インタビューシートとは「取材の趣旨」と「当日の質問事項」を記載したシートです。
「取材の趣旨」では、何のためにインタビューするのか、またインタビューの内容をどのような記事にまとめるのかを文章で簡潔にまとめます。

「当日の質問事項」には、インタビューを実施する方が予定している質問を、箇条書きで記載しておきます。
あらかじめインタビューシートに目を通してもらうことで、相手の方は取材の趣旨を理解し的確な答えを返してくれるようになりますし、前もって回答の準備をすることもできます。

ぶっつけ本番のインタビューだと、質問に対しあやふやな回答しか返ってこない恐れがありますので、インタビューシートはできる限り作成し、できれば1週間前には送っておくことをお勧めします。

決められた日時にインタビューを実施

インタビュー時間の10分前にはオンラインサービスを起動させましょう。
Zoomの場合、あらかじめ送った招待用のアドレスから相手の方がログインしたらお互いの顔が見えるようになります。画像や音声の状態を確認し、問題がなければインタビューを始めましょう。
インタビューのやり方は、対面の場合と同じ。あらかじめ送っておいたシートの質問事項に沿って、話を聞いていきます。

オンライン取材のポイント

ポイント1:録画ボタンは初めに押す

対面の取材の場合はICレコーダーでインタビューを録音しますが、オンラインサービスの場合は付属の機能を使ってインタビューを丸ごと録画することができます。
Zoomでは画面に録画ボタンが表示されるので、インタビューが始まる前に押しておきましょう。

最初に前振りや雑談を挟むと録画ボタンを押すのをつい忘れてしまい、後で慌てることになりかねません。挨拶を済ませたら、すぐに録画を開始するのがベターです。
ちなみに筆者はバックアップとして、録画とは別にICレコーダーで音声を録音するようにしています。

ポイント2:可能なら事前にリハーサルを

相手の方がオンライン環境に慣れていない場合は、本番の数日前にリハーサルをお願いしておくことをお勧めします。
あいさつのあと少し雑談し、接続環境や操作に問題ないことが確認できたら、丁寧にお礼を言って切り上げます。5~10分ほどあれば十分です。
相手の方も、インタビュー担当者も、安心して本番に臨むことができます。

ポイント3:対面との勝手の違いに注意

オンラインでは、対面と違って音声が届くまでに微妙な時間差が生まれます。
質問をするときは、対面の場合よりも、ゆっくり話すことを心がけてください。
また、相手の方の返答にもわずかな遅れが生じますので、そのことを意識しながら話を聞くようにしてください。
また笑顔や相槌も、対面でのインタビューの時よりオーバー気味に行うと、オンラインではちょうどいいリアクションとして相手に伝わります。

ポイント4:詳細な質問を用意しておきましょう

オンラインでのインタビューは淡々と進みがちです。
そのため、話が弾まなかったり、最低限の情報しか聞けず、テーマについて深掘りできなかった、ということが起こります。

そのようなケースを想定し、インタビュー担当者の方は、相手の方に送った質問事項をさらに細分化した、より詳細な質問を準備しておくことをお勧めします。

例えば「休日の過ごし方を教えてください」という質問について、サブとして「休日の起床時間や食事」「休日出かける場所」「休日に本を読んだり映画を見に言ったりするか」など、より具体的で答えやすい質問を用意するのです。
相手も答えやすくなりますし、話を掘り下げるきっかけになることもあります。

社内報制作をご検討の方は
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