社内報担当さんいらっしゃい

失敗しない社内報の原稿依頼書のポイント

依頼される側の気持ちを想像し、こちらのイメージした原稿を一方的に依頼しないよう気をつける

自分が頼まれる側なら、どんな依頼内容なら気持ちよく協力しようと思えるのかを想像してみてください。
自分が原稿を書くなら「どんな企画」で「いつまでに提出するのか」と知りたい情報を明確に伝えましょう。
直接会って説明できる場合であれば、メールではなく直接「原稿依頼書」を手渡し、企画意図を説明するほうが伝達ミスも少なくスムーズにいくと思います。
直接会えない場合はメールで「原稿依頼書」を送り、電話で説明しましょう。

では実際に、「原稿依頼書」とはどのようなものか見ていきましょう。
下の「原稿依頼書」は一般的な項目をまとめた例です。

①あいさつ

面識のある人、ない人に関わらず、依頼者個人にあてた丁寧なあいさつ文にしましょう。

②企画意図

企画意図はできるだけ詳しく説明しましょう。また、何をポイントに書いて欲しいかも説明すると、より企画内容に沿った原稿を作成してもらいやすくなります。

③依頼内容

見出しやタイトルが必要かどうか。見出しや本文の文字数の目安を忘れず記載しましょう。
写真等の画像データが必要な場合は、画像の形式も記載します。
写真画像のサイズが小さいときれいに印刷できない場合がありますので、スペースにあわせて「一辺○○ピクセル以上推奨」や「ファイルサイズ ○○MB(メガバイト)以上」などの目安も記載しておきましょう。
また、文章をより読者に伝わりやすくするために原稿を修正またはリライトをする場合もあります。
後々いらぬ誤解を招かないためにも、原稿を修正する可能性があることを注意書きとして記載しておくと良いでしょう。

④原稿締め切り

いつまでに原稿を書いてほしいかを明確に記載しましょう。締め切りの期日をしっかり守ってもらえるかは、社内報作成の進行スケジュールに大きく影響してきます。
可能であれば少し余裕をもって締切日を設定すると良いでしょう。

原稿の文字数は読みやすさだけでなくスケジュールにも大きく影響する要素のひとつです

私は、普段お客様から原稿をお送りいただき、社内報の誌面にデザイン・レイアウトをしていますが、決められた文字数で内容がまとめられている原稿は、予定していたレイアウトで誌面を作成することができ見栄えもよく、読みやすい誌面になります。
反対に文字数を指定していない場合は、掲載スペースに対して2倍3倍の文字数の原稿をいただくこともあります。
書きたいことを詳しく、分かりやすい内容にしようとすると、どんどん文章が長くなってしまいます。
そうなると他の記事の掲載スペースに影響が出てしまい、文字数を少なくして書き直していただくか誌面やページ割りを変更しなくてはならない場合も出てきます。
文字数を指定することは読みやすい誌面を確保すると共に手直しや予定変更などの時間的ロスを防ぎ、より良いスケジュール進行につながるのです。

送られてきた原稿の内容がイメージしていたものと
少し異なっていた場合

依頼していた原稿が届いて内容を確認すると、説明の順序や内容などがイメージしていたものと少し異なっていた場合はどのようにしたら良いのでしょう。
ここで、上記「原稿依頼書の例」③の項目に記載している注意書きが生きてきます。

事前に「原稿を修正・リライトさせて頂く場合がございます」と伝えておくことで、トラブルなく原稿を修正するのができます。
掲載意図に沿った内容に整えて原稿を手直しして下さい。その後、寄稿者に変更後の原稿内容を報告しましょう。
この注意書きが伝わっていないと寄稿者との関係にも影響し、思わぬトラブルに発展する可能性もあり、今後の社内報作りにも支障が出るかもしれません。

社内のより良い関係を築き、スムーズで協力的な社内報制作の実現のためにも原稿依頼のスキルを磨いていきましょう。

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