社内報で依頼原稿が到着し、完璧な文字数やキレイな写真が揃っていたとしても思いもかけず掲載不可になる可能性があります。
その理由のひとつは「著作権」侵害の可能性があるかどうかです。
インターネットからとったイラストを使用したからと、使用料の請求書がやってきた事例もあります。

著作権は後回しではなく、事前に対策することが大切です。
進行管理もスムーズになり、簡単に撮れない写真が使用できたりと社内報をバージョンアップすることも可能です。
なによりも、著作権を大事にしている印刷物は、読者にも安心して読んでもらえるようになります。

原稿依頼時にお願いしておこう。

社内報の原稿依頼は、不特定多数の方にお願いすることになります。
まずは原稿依頼時に「著作権侵害」を未然に防げるように、文字数、締切等の情報とともに、著作権に関する1文も付け加えておいてください。

まずは難しく考えず、「著作権には注意しましょう」「インターネットからの許可のない写真の転載はお控えください」などでも注意喚起になります。
事前にある程度のトラブルを防ぐことにつながります。

著作物を使用する正攻法は「許諾」

テレビで出演者が町歩きしながら、見つけたお店に撮影許可をもらっているのをご覧になった方も多いと思います。
社内報でもお店や観光地の紹介、イベントレポートなど著作物と関係する記事は大変多いです。
取材も大変で夢中になることもありますが、その場で「許諾」、すなわち掲載の許可をもらっておけば、デザイン制作に入ったときも安心して写真を使用することができます。

「許諾」をとるときには、使用用途をしっかり伝えるようにしてください。
商用利用などでは難しい場合がある許諾も、社内報への掲載だと、許可をもらえることが多いです。
利用の許諾に関しては口頭でもかまわないされてますが、必要に応じて文書で残しておくことも考えておいてください。

（参考）文化庁「著作権の正しい利用方法」

使用できた場合も心がけること

社内報ならば掲載OKと許諾をもらえた場合も、例えば、期限付き、支給写真使用可能などの掲載原稿に関する指定、また、仕上がりラフの確認必要、Copyright（著作権）の Cを丸で囲んだマルシーマーク など、使用条件がある場合があります。
概ね、難しい条件が出されることは少ないので、のちのちあやふやにならないように、聞いてみるようにしてください。

またほぼ無条件に使用を許可いただいた場合も、申告した使用用途、条件での許諾であることは常に心がけておくことが重要です。

自由に使える著作物もある

なにもかもが著作物として許諾が必要になると、文化の発展が妨げかねないとして、法律でも著作物が自由に使える場合を定めています。
特に社内報で関わってくるのは、「引用」。他の著作物の文章を説明の材料として引用することは可能です。

ただし、引用であることがはっきりわかるようにし、正当な範囲内でないといけないとされています。
また、引用しようとしている記事に「転載を禁ず」などの表示があれば使うことはできません。
また屋外に設置されるなどの美術・建築の著作物は、例外はありますが利用できます。

（参考）文化庁 「著作物が自由に使える場合」

著作物には常にリスペクトを

そもそも自分の考えや気持ちを作品として表現したものを「著作物」といいます。
芸術家でなくても著作物は生み出すことはできます。

もし、自分の著作物が他の人がつくったものとされたり、商用利用されたとらどうでしょう。
権利の消滅したパブリックドメインの著作物も著作者人格権は消滅していない場合があります。
なんでもかんでも可能というわけにはいきません。

自分の著作物をたくさんの人に知ってほしい、役立ててほしいという思いから無料で公開されている著作物もたくさんあります。
簡単な許諾で使用許可をいただいた場合でも、著作者の権利を尊重し、誠実に使用することが大切です。
常に著作物へのリスペクトを忘れず、読者に信頼してもらえる社内報を目指しましょう。