皆さんは、一冊の社内報の中で、誰がどのくらい原稿を書いているかご存知ですか？
おそらく、一人ですべて書いているという人はほとんどいないでしょう。たいていの企業は社内報を作る際に社内の方にそれぞれ寄稿をお願いするか、外部のライターさんに受注することが多いはず。

そこで気をつけたいのが「表記統一」です。社内報のように文章が続くコーナーで、漢字やひらがな、カタカナなど表記がバラバラだと文章全体のバランスが悪くなり、読みづらいと感じてしまうのです。

今回は、知っておいて損はない「表記統一のコツ」を伝授したいと思います。

ポイント①記号

同じ意味の言葉でも、異なる文字表記がされていることを「表記ゆれ」と言います。それは文字だけではありません。

「…」や「・・・」など、違う種類のリーダーが使用されている場合や、テーマやセリフを表記する際のかっこが「」や『』、＜＞など意外と統一されていないことが多い記号たち。

書き手によって表現に違いが出るのは当たり前ですが、文章の内容と直接関係ない部分に修正のやりとりの時間を取られてしまうのは、少しもったいないですよね。

社内報を外部に依頼する場合も社内で制作する場合も、よく使われる記号は事前にチェックして統一しておくのをおすすめします。

ポイント②よく使う「言葉」

普段は意識していない人も多いかもしれませんが、書き言葉には人それぞれ特徴がはっきりと出てしまいます。文章の個性は魅力でもありますが、社内報という一つのまとまった読み物として成立させるには、ある程度のルールが必要です。

よくある表記ゆれの例をまとめてみました。

いう／言う
よい／いい／良い
さまざま／様々
みなさま／皆さま／皆様
ひとりひとり／一人ひとり／一人一人

どれも間違いではありません。しかし、こういった単語をはじめとして至るところで表記がバラバラだと、まとまりのない印象を与えてしまいます。

制作物はまず手に取ってもらうのが一番大事なことですが、手に取ってくれたとしても、読みづらいなどの理由で途中で読むのを止められてしまっては本末転倒です。

ポイント③よく使う「数字」

「言葉」以外にも、表記統一を見落としがちなのが数字に関する表記。

2022年／令和4年

1か月／1カ月／1ヶ月

10000人／10,000人／１万人

など、案外細かい部分まで意識していない人が多いかもしれません。会社によっては慣例や伝統的に表記ルールが決まっている場合もありますので、発行後のトラブルを防ぐためにも、あらかじめ担当者に確認しておきましょう。

ポイント④よく使う「漢字」

今の便利な時代、パソコンやスマホが普及し、文章を入力するときも勝手に変換され、自分で漢字を調べる必要がなくなりました。そんなお手軽さが、裏を返せばミスを生む原因にもなります。

よくあるのが、使い分けがあいまいな漢字の表記ゆれです。

会う／逢う
生かす／活かす
下りる／降りる
測る／図る／計る

など、同じ読みで似たような漢字をなんとなくで使っていませんか？

文章を損なうほどの大きな問題にはならないかもしれませんが、出版物を作る以上、一つ一つの言葉に対しての責任が伴います。
迷ったときは自分で調べ、意味や例文をチェックしましょう。

表記統一のコツ

今回は表記統一についてお話しさせていただきましたが、表記統一には「事前の確認」と「入念なチェック」が欠かせないということが分かりました。

どんな出版物に対しても言えますが、特に会社の顔ともなりうる社内報を制作する際は、今回挙げた点を思い出して、細かいところにも気を配るようにしてみてくださいね。

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