社内報担当さんいらっしゃい

社内報制作での上手な原稿依頼の方法

社内報を制作する上で、社員の皆さんへ原稿・寄稿をお願いすることも多くあります。
日々の忙しい業務のなかスムーズに原稿を依頼するにはどうすれば良いのか、また企画内容を理解して内容に合った原稿を作成してもらえるのかなど、さまざまな悩みや不安を抱えている社内報の担当者さんも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、社内報の担当者さんのための上手な原稿依頼の方法についてご紹介します!

依頼される側の気持ちを忘れず、熱意を持って依頼しましょう
いくつかのポイントを押さえるだけで、原稿依頼や原稿内容・締め切りなどに失敗しにくくなり、依頼する側・される側お互いに気持ちよく社内報づくりができ、仕上がりもグッと良くなることでしょう。

○企画書や見本を添えて依頼する

依頼される側は自分の仕事をしながら、その合間に原稿を書かなければいけません。
まず、寄稿をしてもらえる余裕があるかどうかきちんと確認し、明らかに忙しそうな方に依頼をするのは避けたほうが良いでしょう。
原稿依頼の際は、企画書や依頼書を作成しておくと依頼内容をスムーズに伝えることができます。また連載企画であれば、依頼書と一緒にバックナンバーを添えると原稿作成のイメージが伝わりやすく、依頼される側も安心して原稿の作成ができます。
見本は参考にした雑誌の切り抜きや手書きのラフレイアウトなどでも良いでしょう。

○依頼書の内容は、相手の立場になって考える

自分が頼まれる側なら、どんな依頼内容なら気持ちよく協力しようと思えるのかを想像してみてください。自分が原稿を書くなら「どんな企画」で「いつまでに提出するのか」と思う事柄を、依頼書に記載しましょう。

(依頼書の項目例) 
▶掲載媒体、号数、発行予定日 
▶ 企画の概要、依頼原稿の内容
▶ 文字数
▶ 原稿の締め切り日

○内容確認、修正、リライトをする場合もあることを伝える

原稿を提出していただけたとしても、それで終わりではありません。
文字数を調整したり、意味が通りにくい箇所を補足したり、文章ののリライト作業が必要になることもあります。
せっかく寄稿していただいたのに完成を見ると「かなり文章が変更されていて悲しい気持ちになった」なんてことにならないために、事前に修正や場合によってはリライトすることも伝えておきましょう。もちろん最終的には寄稿者に誌面の確認をしてもらうのを忘れないでください。

○寄稿者へのお礼を忘れない

寄稿者へのお礼のタイミングは、「依頼を受けてもらった時」「原稿を提出してもらった時」「社内報が仕上がった時」。
「●●さんのご協力で素敵な社内報が仕上がりました。ありがとうございました。」とお礼を伝えましょう。
会えない方にはメールや電話で感謝の気持ちを伝えましょう。
このお礼の積み重ねが、お互いに気持ちよく社内報づくりを行うことができ、「読んでもらえる社内報」や「多くの社員に協力してもらえる社内報」をめざす上で一番大切なポイントだといえるでしょう。

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