業務のデジタル化やペーパーレス化が進む昨今、社内報もWebで、という企業が増えています。そこで今回のコラムでは、Web社内報の基本や紙の社内報と比べた場合のメリット・デメリットについてお話しします。社内報の新規発行やリニューアルを検討しているご担当者様、ぜひ参考にしてください。

Web社内報とは

Web社内報とは、読んで字のごとくウェブサイトと同じようにパソコンやスマートフォンから閲覧できる社内報です。企業のニュースやトピックスをはじめとする様々なコンテンツを社内で共有できる点は紙の社内報と同じ。ただし更新が手軽で速い、動画もUPできるなど、印刷媒体にはない強みも持っています。

Web社内報の役割

Web社内報の役割は、紙の社内報と基本的には同じです。

情報共有の促進
経営方針、人事情報、社内ニュース、その他伝達事項などを社内の全員に伝えます。

コミュニケーションの活性化
社員インタビューやプライベート紹介などを通して社員同士のコミュニケーションを促進します。

エンゲージメントの向上
経営方針や企業文化、それらに基づく活動、社会貢献などを発信することで価値観の共有を促し、社員のエンゲージメント向上に役立てることができます。

Web社内報作成のポイント

作成のポイントも紙の社内報とほぼ同じです。

ターゲットを明確にする
誰に向けた情報発信なのかを明確にします。社員全員に満遍なく情報発信するのか、あるいは若手社員をメインターゲットに設定するのか。ターゲットによって、掲載するコンテンツも自ずと変わります。

興味を惹くコンテンツを掲載する
インタビュー記事や事例紹介、社員のプライベートなど、様々なコンテンツを提供し読者を飽きさせないよう工夫しましょう。

定期的な更新
更新頻度を決めて計画的に運営することも大切です。例えば毎日更新すれば、常に最新情報を提供することができますが、そのぶん社内報担当者の業務負担も大きくなります。業務量の負担にならない間隔で更新できればベストです。

フィードバックの活用
社員からのフィードバックを積極的に取り入れ、コンテンツの改善を図りましょう。

Web社内報のメリット

紙の社内報にはないWeb社内報ならではのメリットをピックアップします。

情報提供が速い
コンテンツの更新が容易にできるため、ニュースやお知らせなどは紙の社内報よりも格段に速く提供できます。

コストの削減
用紙代や印刷代、郵送代などの費用がかからないためコスト削減につながる場合もあります。ただしWeb社内報ではプラットフォームの構築費、専用サービスを利用する場合は月々のランニングコストが発生するため一概に印刷物より安い、とは言えません。制作の前に、コスト比較も忘れずに。

環境への配慮
ペーパーレス化につながるため、環境への負荷を軽減することができます。

多様なコンテンツ形式
テキスト・写真だけでなく動画もUPできるため、情報を、より多角的に伝えることができます。

Web社内報のデメリット

次に、Web社内報のデメリットもピックアップします。

情報過多
情報量が多すぎたりWebサイトの導線が複雑だと、社員が必要なコンテンツにたどり着けなかったり情報を見落としてしまう可能性があります。紙の社内報はクリックもスクロールも遷移も必要ないため読みたい情報に容易にアクセスできます。

デジタルスキルの必要性
Web社内報を提供するためには最低限のデジタルツールの利用方法を理解し、使いこなす必要があります。

プライバシーとセキュリティの問題
Web上で情報が公開されるため、個人情報や機密情報が漏洩する可能性があります。セキュリティ対策やプライバシー保護に十分な配慮が必要です。

アクセスの制限
セキュリティ上の理由でWebにアクセスできない環境にいる社員がいる場合は閲覧することができません。また情報へのアクセス制限から、社員のご家族やOB・OGに読んでもらうことができないケースも考えられます。

まとめ

Web社内報は企業内の情報共有やコミュニケーションの活性化、社員のエンゲージメント向上に貢献する強力なツールです。しかしすべての面で紙の社内報より優れているわけではありません。印刷媒体にはネットワーク環境が不要、配布が容易、検索の手間がかからない、家族とも共有できる、といったメリットもあるからです。Web社内報を導入する前にメリット、デメリットについてもよく検討し、どちらの媒体が自社にふさわしいか、検討してみてはいかがでしょうか。

当社は紙の社内報もWeb社内報もサポートしています。
Web社内報の立ち上げも紙の社内報からの切り替えも、お気軽にご相談ください。

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